Der Einkauf ist Akteur in einer Vielzahl von Unternehmensprozessen – teilweise als „Eigentümer“ des Prozesses, teilweise als Lieferant oder Empfänger von Daten. Leider kommt es immer wieder zu Störungen in der Ablauforganisation, die neben einer verminderten Durchlaufzeit und schlechter Datenqualität auch zu Frustrationen bei den Beteiligten führen können.
Wie man Abläufe optimieren kann, möchte ich an zwei typischen Prozessen im Einkauf erläutern:
von der Entstehung des Bedarfs bis zum Vertragsabschluss mit dem Lieferanten
(Source-to-Contract, S2C)
von der Bestellauslösung bis zur Begleichung der Rechnung
(Purchase-to-Pay, P2P)
Der Einkauf ist Akteur in einer Vielzahl von Unternehmensprozessen – teilweise als „Eigentümer“ des Prozesses, teilweise als Lieferant oder Empfänger von Daten. Leider kommt es immer wieder zu Störungen in der Ablauforganisation, die neben einer verminderten Durchlaufzeit und schlechter Datenqualität auch zu Frustrationen bei den Beteiligten führen können.
Wie man Abläufe optimieren kann, möchte ich an zwei typischen Prozessen im Einkauf erläutern:
von der Entstehung des Bedarfs bis zum Vertragsabschluss mit dem Lieferanten
(Source-to-Contract, S2C)
von der Bestellauslösung bis zur Begleichung der Rechnung
(Purchase-to-Pay, P2P)
Im Source-to-Contract-Prozess (S2C) wird der Beschaffungsprozess i. e. S. – von der Entstehung des Bedarfs bis zum Vertragsabschluss mit dem Lieferanten – betrachtet. Dabei gehe ich systematisch vor. Zunächst ermittele ich die relevanten Stakeholder und ihre Bedarfe. Dabei ist zu unterscheiden zwischen dem, was die Stakeholder wollen, und dem, was sie brauchen. Hier gilt es, frühzeitig in die Überlegungen der Bedarfsträger einbezogen zu werden. Im nächsten Schritt kann dieses Profil dann mit den Angeboten des Lieferantenmarkts abgeglichen werden, um sowohl Passgenauigkeit als auch Wirtschaftlichkeit sicherzustellen. Kluges Lieferantenmanagement – insbesondere das periodische Ausphasen und Substituieren bestehender Anbieter – spielt hier ebenso eine entscheidende Rolle wie die Nutzung von elektronischen Auktionen und anderen modernen Ausschreibungsinstrumenten. Schließlich gibt es auch beim Kontrahieren Optimierungspotenzial z. B. in Form von elektronischen Ein-kaufsplattformen, dem Katalogeinkauf oder (internationalen) Standardverträgen.
Der Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) betrifft den Zeitraum von der Bestellauslösung bis zur Begleichung der Rechnung. In meiner Berufspraxis ist mir aufgefallen, dass dieser Prozess sehr oft langwierig und umständlich ist. Transaktionen müssen manchmal in verschiedenen Systemen erfasst werden, und wegen Systembrüchen (z. B. weil ein Unternehmen durch Akquisitionen gewachsen ist und die Systemlandschaft noch nicht harmonisiert wurde) sind zuweilen manuelle Vor-/Nacharbeit sowie Korrekturen erforderlich. Mein Ansatz, hier Abhilfe zu schaffen, liegt in einer – zunächst analogen – Prozessanalyse, bei der alle beteiligten Parteien und Prozessschritte transparent werden. Allein mithilfe dieser Erkenntnisse lassen sich Lösungen entwickeln, die den Prozess beschleunigen, die Datenqualität erhöhen sowie die Compliance verbessern. Im Anschluss kann dann überlegt werden, ob und welche digitalen Lösungen zusätzliche Effizienz versprechen.
Im Ergebnis konnte ich durch für meine Auftraggeber durch höhere Prozesseffizienz substanzielle Kapazitäten freilegen, damit die Einkäufer sich stärker auf die Interaktion mit den Stakeholdern, die Analyse des Beschaffungsmarkts und die Zusammenarbeit mit Lieferanten fokussieren konnten.
